Para que un documento sea válido en
el extranjero es necesario legalizarlo, de forma tradicional o por medio de una
apostilla, esto depende del país en donde el documento será utilizado.
El término “Apostilla” proviene del francés y significa “añadir notas al margen”, en la actualidad se utiliza para hacer referencia a la legalización de un documento para uso internacional bajo los términos de la Convención de la Haya celebrada en 1961.
La apostilla únicamente certifica el origen del documento público al que se refiere, certifica la autenticidad de la firma o sello de la persona o autoridad que aparece en el documento y la capacidad en la que fue realizado, sin embargo, no certifica el contenido del documento público al que se refiere.
Por otro lado, la legalización se refiere a la certificación de las firmas de los oficiales de gobierno que
crearon o formularon el documento en cuestión.
La finalidad de ambos es la de otorgar seguridad jurídica a las autoridades de otro país, ya que son un reconocimiento de que las firmas son reales en los documentos públicos.
La diferencia entre ambos es que la apostilla surte efectos legales en los países adheridos a la Convención de la Haya, para los países que no forman parte de esta Convención, se debe realizar el trámite de legalización de firmas.
Debido a la cantidad de países que forman parte de la Convención, el trámite que se utiliza más es el de la apostilla, este trámite puede realizarse con documentos judiciales y administrativos, sin embargo, no es posible apostillar documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares, documentos relacionados con una operación comercial o aduanera o documentos exentos de ser legalizados o apostillados.
Antes de realizar el trámite de apostilla es necesario verificar lo siguiente:
- Si la Convención de la Apostilla es aplicable en el país que emite el documento público y en país que se tiene planeado utilizarlo.
- ¿Cuál es la autoridad competente designada en el país que emite el documento para realizar el trámite de apostillado?
- Si el documento es considerado público de acuerdo con las leyes del país donde fue emitido.
- ¿Puedo solicitar el trámite de apostilla por mail o debo realizar este trámite personalmente?
- El costo de la apostilla y formas de pago, esto último varía mucho entre los países miembros, es necesario revisarlo con la autoridad competente.
Las apostillas deben ser colocadas directamente en los documentos públicos o adheridas al documento en una página por separado, en caso de que la persona que recibe el documento apostillado desee verificar la apostilla, puede contactar a la autoridad competente identificada en la apostilla y preguntar por la información registrada en la misma, muchos países ya operan bajo registros electrónicos (e-registers), facilitando en gran parte este proceso de verificación.
www.hcch.net > Apostille Section
